诉讼档案立卷归档办法

为了加强我院的诉讼档案管理，不断提高诉讼档案的内在质量，针对院里诉讼立卷归档中存在的问题，根据高检院“三个规定”的精神，以及本院实际情况，特制定本办法。

一、立卷人员

1、各类诉讼案卷立卷归档均由承办人负责，内勤及时监督。

2、平时应做到案结卷立。即：案件结案后，承办人应及时立好卷交部门内勤保管。

3、承办人调动工作时，卷宗可归档的应抓紧归档，不能归档的应及时移交。

二、分类组卷

1、诉讼档案按年度—组织机构或年度—问题（刑事案卷、自诉案卷、控告申诉案件）分类组卷。

2、案件承办人从受案开始，就要注意收集有关的诉讼文书，结案后要及时整理，并检查诉讼文书是否齐全、完整，是否符合要求，如有遗漏或不符合要求的，应补齐或纠正，如无法补齐，必须说明材料。

3、凡是在办理案件过程中形成的法律文书和有价值的其他材料，都要入卷归档。无保存价值的材料应剔除。如：重份文书材料、法律文书未定稿（特殊、重大案件除外），与案件无关的材料（如：无证据价值的介绍信、信封、户籍资料等）。

三、卷内材料排列

1、卷内材料原则上应按照实际办案程序依次排列。

2、各种证据材料，可先按材料的名称、问题（如：同一罪行、同一笔帐目）等特征分类，再按时间顺序排列，或按照证据作用的大小，将主要证据排列在前，辅助证据排列在后。

3、讯问笔录，单一被告的按讯问被告人的时间顺序排列；共同犯罪案件应按各被告人在实施犯罪中的主次地位，分别依次顺序排列。

4、卷内材料的排列还应做到印件在前，底稿在后，原件在前，复印件在后；正件在前，附件在后。

四、案卷封皮及卷内目录的填写

（一）外卷皮：

1、外卷皮必须用毛笔或钢笔（黑色或蓝黑）横式书写。

2、年度、字号书写一律用阿拉伯数字，填写检察机关形成的主要法律文书的字号。

3、案由：根据中华人民共和国刑法、刑事诉讼法规定的罪名种类以检察机关最后认定的罪名全称填写，不得随意简化及乱填。

4、被告人的姓名不得使用别名，一案多被告的，按照主犯在前、从犯在后的原则，依次按法律文书上的顺序填写。

5、保管期限：按照诉讼档案保管期限表规定的期限确定，先由承办人提出意见，用铅笔书写，经档案室核定后，再由档案室正式填写。

6、一案多册的，应在备注栏说明。如第一册（本案共几册）。

（二）内卷皮：

1、案由、被告人姓名的填写必须与外卷皮一致。

2、案件来源：要填写准确、清楚、如请示、交办、控告、申诉等。

3、受案日期：是指检察机关受理案件的日期，不能将承办人开始阅卷日期作为受案日期。

4、结案日期：以检察机关作出最后决定的日期为准。

5、检察员、书记员栏填写承办人姓名。

6、处理结果：填写检察机关对该案的最后处理决定。经人民法院判决的案件，应注明法院的最后处理决定。

7、上诉或复查结果：被告人未上诉或未复查的案件，该栏可不填写。

8、归档日期：归档号、编号由档案室统一编号。

（三）卷内目录填写：

1、序号：按卷内材料排列顺序依次填写。

2、日期：指法律文书上标准日期，填写时，年、月、日必须填全名全称，如1991年7月5日，不能填写1991.7，应填写1991.7.5。

3、编号：指在法律文书上的字号。

4、文件名称：填写必须准确，一案多被告的，讯问被告材料分开填写；证据材料，每个证人也要分开填写。

5、页次：只填起号，不填止号，最后一个材料填起止页号，一案多卷的，不能使用连号，每卷均从1开始编号，卷内如在同一页附着多张票证，应将这些票证逐一编小号，并在衬纸上注明此页共有多少张票证字样。目录纸、隔页纸、备考表均不编号。

6、目录中连底带面页数的计算：内外卷皮+目录+卷内材料+备考表页数之和。

（四）备考表的填写：

1、有问题的必须在备考表栏内说明。

2、立卷人必须在备考表上署名及注明立卷时间。

五、卷内材料书写、用印的要求

1、凡属检察机关自己形成的材料必须用蓝墨或碳素墨水等耐久性好的书写用具书写，不准用纯蓝水、红墨水、圆珠笔、铅笔书写。

2、卷内材料的书写要工整、清楚，记载要详细准确，签发材料应写清意见、姓名和日期三项，不能只写姓或姓名，不写意见，日期也要写全。

3、讨论案件笔录会议名称，应填处（科）讨论案件或检察委员会会议，不要写通案；参加人姓名也要逐一填写，不能简化，讨论内容记录必须详细明了。

4、讯问被告人、询问证人以及调查笔录，除了要求当事人在笔录上签名盖章（或加盖手印）外，承办人也应在笔录最后签字。

5、法律文书上要加盖的印章必须齐全、准确，不得漏盖或以部门印章代院印。

六、卷宗的装订要求

1、装订卷宗必须拆除卷内大头针、钉书针等一切金属物。

2、对残缺破损的材料，小于16k的纸和字迹偏左，装订后影响阅卷的材料要进行修补和裱贴，大于16k的纸要折叠。

3、卷宗每册不超过200页，超过部分，应立分册。

4、卷宗装订要做到左齐下齐，装订线不压字，上下留3.5cm—4cm。

七、移交归档

每季归档一次，归档单位内勤要做好归档入库前准备工作，如：填写案卷移交清单等。同时对案卷质量进行检查，发现不符合质量要求的，应退回本人重新整理。档案人员应逐卷清点并检查案卷质量，确认符合要求后，双方履行交接手续，接收入库。填写档案移交清单一式两份，档案室和移交人各保留一份。